Spesso ci ritroviamo, al ritorno dalle ferie, inondati di email e con un sacco di lavoro accumulato. Qui ti spiegheremo come scrivere un AutoResponder email adeguato senza creare problemi ai colleghi in ufficio (o a se stessi in vacanza)

Scenario apocalittico.

Sono le ultime ore che trascorri in ufficio, ovviamente il pc si blocca ogni 5 minuti per la mole di lavoro rimasta (non dovrebbe accadere con dispositivi ottimizzati per la tua attività) e tutti i clienti sono disperati per il tuo abbandono imminente.

Si lo sappiamo: hai già l’auto piena di valige pronto a raggiungere Gabicce Mare.

Ore 18

Scatta l’ora X, arresti il tuo PC, butti dalla finestra il telefono aziendale e via verso lidi selvaggi senza WiFi.

Ma… all’improvviso un raggio di umanità riempie il tuo cuore e decidi di scrivere un messaggio di risposta automatica per i tuoi clienti, leads o fornitori.

Qualche piccolo consiglio per un AutoResponder efficace prima di partire:

1 – English below

Qualsiasi cosa tu decida di scrivere, abbina la traduzione del tuo messaggio in inglese.

Le funzioni di Google Translate, prese frase per frase possono essere efficaci (anche il tuo destinatario lo userà, inutile nasconderlo).

2 – Positività

Messaggi sempre positivi (questa regola vale in ogni ambito comunicativo).

Eccedere in umorismo potrebbe essere dannoso, a meno che tu non faccia parte della categoria al punto (6).

Banditi messaggi come: “Sono in ferie, saranno presenti i miei colleghi, a meno che non si siano suicidati a causa della mia assenza”.

Positività e professionalità sono sempre ben accetti.

3 – Privacy personale

Una pratica da consolidare è proprio quella di non divulgare troppe informazioni personali, il tuo tempo libero è sacro (niente telefoni personali o spoiler sulla propria destinazione vacanziera)

4 – Delega o reinderizza

Se lavori in un’azienda mediamente strutturata delega ad un tuo collega (informato) inserendo l’indirizzo email a cui far riferimento oppure reinderizza verso un form contatti, per mantenere monitorate le richieste di assistenza, consulenza o vendita al tuo ritorno.

Questo ti permette avere più ordine al tuo rientro.

Non sai cosa sono i form contatti? Ne parleremo più avanti.

5 – Sii chiaro

È necessario specificare che nel tuo periodo di assenza non potrai accedere e quindi leggere e rispondere alla email.

Dovrebbe essere una cosa ovvia; a quanto pare non per tutti.

6 – Sei un creativo?

Se la tua mansione e professione ha a che fare con la cultura e le arti grafiche, sfrutta il tuo potenziale creativo e originale per generare una mail divertente e coinvolgente.

Tu puoi permettertelo, è nella tua indole!

7 – Conclusione

Sei arrivato all’ultimo punto senza idee, non sai cosa scrivere? Pensi che nessuno ti scriverà in quel periodo?

Non impostare nulla.

Ma noi siamo convinti che la trasparenza e la correttezza comunicativa (aziendale e non) sia fondamentale per il successo della propria attività professionale.

 

Fonte: Libero | Tecnologia

Segui le ultime notizie digitali

  • Niente SPAM, lo odiamo quanto te. Lasciando la tua mail invieremo solo notizie ed informazioni di Unity Solutions. Rispettiamo le normative europee e in nessun caso i tuoi dati saranno ceduti a terzi o verso altri servizi. Qui la Privacy Policy.
  • Questo campo serve per la convalida e dovrebbe essere lasciato inalterato.